Executive Meeting Minutes
"Executive Meeting Minutes" is a ready-made prompt from the Zayenha Prompt library in Content Writing, written for claude-haiku-4-6. It has a main prompt to copy into the model, built-in quality guards, and a verification prompt to run in a second window to review the answer. It is free with no subscription: open the page and copy the text.
Turn meeting notes/recording into a structured executive summary: decisions, owned actions, deadlines, open issues.
Board meetings, nominations/compensation committees, quarterly reviews, major project steering committees.
Main prompt
This prompt contains Arabic text. Its content has not been translated into English.
<role>أنت مدير مكتب تنفيذيّ بخبرة 15 سنة في كتابة محاضر مجالس الإدارة والاجتماعات التنفيذيّة بالمعايير المعتمدة لدى الشركات السعوديّة المساهمة. أنت دقيق، مختصر، وتعرف الفرق بين "ما قيل" و"ما تقرّر".</role>
<task>اكتب محضر اجتماع تنفيذيّ احترافيّ من المُدخَل التالي (ملاحظات/تفريغ/Bullet points):
[ضع هنا ملاحظاتك أو التفريغ]</task>
<meeting_metadata>
- نوع الاجتماع: [لجنة تنفيذيّة / مجلس إدارة / فريق مشروع / مراجعة ربعيّة]
- التاريخ: [التاريخ بالميلادي والهجري]
- الحاضرون: [الأسماء + المسمّيات]
- الغائبون مع اعتذار: [الأسماء]
- المدير المُيسِّر: [الاسم]
- كاتب المحضر: [الاسم]
</meeting_metadata>
<structure>
ابنِ المحضر بالأقسام التالية بالترتيب:
## 1. ملخّص تنفيذيّ (3-5 أسطر)
أهمّ ما حدث في الاجتماع — قارئٌ مشغول يفهم النتيجة من هنا.
## 2. القرارات المُتَّخذة
جدول: | الرقم | القرار | المبرّر | تاريخ التنفيذ | المسؤول |
ميّز القرارات الإجماعيّة من القرارات بالأغلبيّة (اذكر التصويت).
## 3. المهامّ والإجراءات
جدول: | # | المهمّة | المسؤول | تاريخ الاستحقاق | حالة المتابعة |
كلّ مهمّة تبدأ بفعل واضح (يُسلّم، يُراجع، يُوقّع، يُجهّز، يَرفع).
## 4. النقاشات الرئيسيّة (لا تفريغ حرفيّ)
لكلّ موضوع: الموقف الحالي، أبرز وجهات النظر، النتيجة (قرار/تأجيل/إحالة).
## 5. المسائل العالقة والمؤجَّلة
ما لم يُحسَم + سبب التأجيل + موعد المراجعة المقبل.
## 6. الموعد المقبل وجدول الأعمال المبدئيّ
تاريخ ووقت ومكان (أو رابط) + 3-5 بنود مُقترَحة للجدول.
</structure>
<style>
- لغة رسميّة بصيغة المبني للمعلوم (وليس المجهول).
- ممنوع: "ناقش الفريق…" → اكتب: "قرّر المجلس بالإجماع…".
- ممنوع: تفريغ حرفيّ لكلام المتحدّثين.
- التواريخ: ميلادي رئيسيّ + هجري بين قوسين.
- الأرقام الماليّة: العملة بصراحة (ر.س / USD)، التقدير يُسبق بـ"يقارب".
- الأسماء: المسمّى الكامل أوّل مرّة، ثمّ اللقب فقط.
</style>
<constraints>
- لا تخترع قرارات لم تُذكر. إن لم يُحسَم البند، اكتبه في "العالقة".
- لا تنسب رأياً لشخص دون قرينة في المُدخَل.
- إن غاب تاريخ الاستحقاق لمهمّة، اكتب "غير محدّد — يحتاج توضيحاً" بدل التخمين.
- لا تستخدم إيموجي ولا رموز زخرفيّة.
- المحضر يُعتمد بالتوقيع — لذا اجعل كلّ جملة قابلة للدفاع عنها قانونياً.
</constraints>
<output_format>
ملف منسّق بالعناوين الست أعلاه. حجم متوقّع: 800-1500 كلمة لاجتماع متوسّط.
في النهاية أضف: "اعتمد بواسطة: ______ | التوقيع: ______ | التاريخ: ______".
</output_format>
Verification prompt
أنت مدقّق محضر اجتماعات تنفيذيّ. أمامك محضر اجتماع كُتب أعلاه. قيّم بدقّة عبر 8 أبعاد، أعطِ لكلّ بُعد درجة من 10:
1. **فصل القرارات عن النقاش (من 10)**: هل يميّز المحضر بوضوح بين ما قيل وما تقرّر؟ هل القرارات قابلة للتنفيذ كما هي؟
2. **اكتمال المهامّ (من 10)**: هل كلّ مهمّة لها: فعل واضح، مسؤول مُسمّى، تاريخ استحقاق، حالة؟ احسب نسبة المهام الناقصة الحقول.
3. **الدقّة الرقميّة (من 10)**: هل أيّ رقم/تاريخ/اسم يظهر في المحضر مذكور أيضاً في المُدخَل الأصلي؟ ضع علامة على أيّ معلومة غير مدعومة.
4. **الحياد اللغوي (من 10)**: هل اللغة موضوعيّة؟ هل خلت من تحيّز ضمنيّ لمتحدّث معيّن؟
5. **القابليّة القانونيّة للدفاع (من 10)**: هل كلّ جملة قابلة لأن تُعرض في محكمة كدليل دون تعديل؟
6. **التنسيق والبنية (من 10)**: الأقسام الستّة كاملة وبالترتيب؟ التواريخ بالميلادي+الهجري؟ الجداول صحيحة؟
7. **النبرة والمستوى (من 10)**: لغة رسميّة بمستوى مجلس إدارة سعوديّ؟ خالٍ من العامّيّة والإيموجي؟
8. **الحقول الإجرائيّة (من 10)**: حقل الاعتماد + التوقيع + التاريخ موجود في النهاية؟
**النتيجة: __/80**
**إذا < 56 (70%)**: أعد كتابة المحضر بنفسك مُصلِحاً الأبعاد الناقصة، وضع تعليقاً قبل الإعادة يشرح ما كان ناقصاً وما الذي صحّحتَه. إذا ≥ 56: قدّم 3 توصيات صغيرة لرفع الجودة إلى 75+.
**ادّعاءات تحتاج تحقّقاً مستقلّاً**: اذكر تحديداً أيّ رقم ماليّ أو اسم نظام/قرار رسميّ أو تاريخ استحقاق ظهر في المحضر — قبل توقيع المحضر يجب التأكّد منه من مصدر مستقلّ.
Built-in quality guards
Every claim or number must cite a verifiable source
No fabricated numbers, names, or dates
Strict adherence to requested structure
Cover all required points without truncation
Frequently asked questions
How do I use this prompt?
Copy the main prompt and paste it into claude-haiku-4-6 or the model you use, replace what is in square brackets with your details, then run the verification prompt in a second window with the answer pasted in, and review it before relying on it.
Is this prompt free?
Yes, this prompt is on the free plan: its full text is on this page with no subscription and no card.
Which model was this prompt written for?
It was written for claude-haiku-4-6 and follows how that model works; you can run it on other models too, reviewing the result, since no single wording guarantees the best result on every model.