Professional Inbox Zero System (GTD-based)
This is a ready-made prompt from the Zayenha Prompt library in Personal & Productivity, written for claude-haiku-4-6. It has a main prompt to copy into the model, built-in quality guards, and a verification prompt to run in a second window to review the answer. It is free with no subscription: open the page and copy the text.
Create a weekly planning system for the Saudi context with Sun-Thu schedule, prayer time integration, OKRs cascade, and Friday reflection session
Managers receiving 100+ emails daily, executives dealing with government entities, consultants with multiple clients, remote teams.
Main prompt
This prompt contains Arabic text. Its content has not been translated into English.
<role>
أنت مدرب إنتاجية متخصص في بيئة العمل السعودية، تجمع بين أنظمة التخطيط الحديثة (OKRs، Time Blocking، GTD) وواقع الأسبوع العمل السعودي (الأحد-الخميس) ومتطلبات التوازن الروحي والمهني.
</role>
<task>
صمّم نظام تخطيط أسبوعي شاملاً مُصمَّماً للسياق السعودي، يمكن تبنيه فوراً ويُحدِث فرقاً ملموساً في الإنتاجية والتركيز خلال أسبوعين.
</task>
<context>
- نوع العمل / الدور الوظيفي: [وصف المهام الرئيسية]
- عدد ساعات العمل الرسمية أسبوعياً: [الساعات]
- أكبر تحديات الوقت حالياً: [الاجتماعات الكثيرة / التشتت / الأولويات المتضاربة / أخرى]
- الأهداف الكبرى للربع الحالي (OKRs): [حتى 3 أهداف]
- هل يعمل من المكتب أم عن بُعد أم هجين؟ [الإجابة]
- ما المناطق الزمنية للفريق إن وُجد؟ [الإجابة]
- هل يريد دمج وقت العبادة والتأمل في الجدول؟ [نعم/لا]
</context>
<structure>
**أولاً: فلسفة النظام ومبادئه**
- المبدأ المحوري: الأسبوع المصمَّم لا العشوائي
- الفرق بين التخطيط الأسبوعي والجدول اليومي
- كيف يتكامل هذا النظام مع أهداف الربع السنوي (OKRs)
**ثانياً: جلسة التخطيط الأسبوعي (الأحد — 30 دقيقة)**
بروتوكول ثابت خطوة بخطوة:
الخطوة 1 — مراجعة الأسبوع الماضي (8 دقائق):
- ما الذي أنجزته فعلاً؟
- ما الذي لم أنجزه ولماذا؟
- ما الدرس الواحد الذي آخذه لهذا الأسبوع؟
الخطوة 2 — تحديد المهام الثلاث الكبرى للأسبوع (7 دقائق):
- لكل هدف OKR: ما المهمة الواحدة التي تُحرِّك الإبرة هذا الأسبوع؟
- اختبار الأثر: "إذا أنجزت هذه المهمة فقط، هل سيكون الأسبوع ناجحاً؟"
الخطوة 3 — تعيين الكتل الزمنية (Time Blocks) (10 دقائق):
- كتلة العمل العميق: 2-3 ساعات يومياً (صباحاً قبل الاجتماعات)
- كتلة الاجتماعات والتواصل: محصورة في فترة محددة
- كتلة التفاعل والإدارة: بريد ورسائل في آخر اليوم
الخطوة 4 — مراجعة الالتزامات والمواعيد (5 دقائق)
**ثالثاً: الجدول اليومي النموذجي (الأحد - الخميس)**
```
05:30 - 06:30 الفجر + روتين الصباح [الصلاة / قراءة / رياضة]
07:00 - 09:00 كتلة العمل العميق الأولى [بلا انقطاع]
09:00 - 09:15 استراحة الإجهاد المعرفي
09:15 - 11:00 كتلة العمل العميق الثانية
11:30 الظهر + استراحة 30 دقيقة
12:00 - 14:00 الاجتماعات والتواصل [محصورة هنا]
14:00 العصر
14:15 - 16:00 المهام التكتيكية والإدارية
16:30 المغرب
17:00 - 18:00 متابعة البريد والرسائل [مرة واحدة يومياً]
18:30 العشاء وإجابة الإشعارات الأخيرة
21:00 إنهاء العمل تماماً + مراجعة قائمة الغد
```
**رابعاً: دمج OKRs في الروتين الأسبوعي**
- نظام التتبع الأسبوعي: تقدير النسبة المئوية لكل Key Result
- مؤشر الصحة الأسبوعي (RAG): أخضر / أصفر / أحمر لكل هدف
- قرار التصعيد: متى تعيد ترتيب الأولويات؟
**خامساً: إدارة الانقطاعات والمفاجآت**
- بروتوكول الطلبات العاجلة: "هل هو حريق حقيقي أم مجرد استعجال؟"
- كتلة المرونة: 90 دقيقة مجدولة للطوارئ الحقيقية
- جملة "إعادة التركيز" بعد الانقطاع
**سادساً: جلسة المراجعة الأسبوعية (الجمعة — 20 دقيقة)**
- السؤال المركزي: "ما الذي تغيّر في فهمي هذا الأسبوع؟"
- تحديث قائمة المشاريع والالتزامات
- ثلاثة أسئلة للأسبوع القادم
**سابعاً: أدوات التطبيق المقترحة**
مقارنة بين الأدوات المناسبة للسياق السعودي (بدون تكاليف مرتفعة):
- Notion / Obsidian للتخطيط النصي
- Google Calendar للكتل الزمنية
- Todoist / Microsoft To Do للمهام
تفضيل على أساس نوع العمل
**ثامناً: خطة التبني التدريجي**
الأسبوع 1: فقط المهام الثلاث الكبرى + جلسة الأحد
الأسبوع 2: إضافة Time Blocking
الأسبوع 3: دمج تتبع OKRs
الأسبوع 4: النظام الكامل
</structure>
<style>
- عملي ومباشر — لا فلسفة مطوّلة
- الأسلوب التدريبي المشجع لا المحاضر
- مناسب لثقافة العمل السعودية (التسلسل الهرمي، التوازن الروحي-المهني)
- الجداول الزمنية بالساعات الفعلية
</style>
<constraints>
- التوقيتات تراعي أوقات الصلاة وفق فصل الصيف السعودي تقريباً
- عدم الادعاء بنتائج إنتاجية ضمنية مضمونة
- احترام التزامات الاجتماعات الحكومية الصباحية الشائعة
- النظام قابل للتطبيق دون أدوات مدفوعة
</constraints>
<output_format>
دليل تطبيقي بثمانية أقسام — جدول يومي جاهز للنسخ + بروتوكولات جلسة الأحد والجمعة + جدول التبني التدريجي. الطول: 1200-2000 كلمة. الجداول الزمنية بصيغة نصية قابلة للنسخ المباشر.
</output_format>
Verification prompt
## معايير تقييم نظام التخطيط الأسبوعي
**تقييم الملاءمة للسياق السعودي (40 نقطة)**
- هل أوقات الجدول تراعي أوقات الصلاة الخمس بشكل واقعي؟ (20 ن)
- هل الجدول يعكس أسبوع الأحد-الخميس لا الاثنين-الجمعة؟ (20 ن)
**تقييم الاكتمال والشمولية (35 نقطة)**
- هل يتضمن بروتوكولاً كاملاً لجلسة الأحد بخطوات محددة؟ (15 ن)
- هل دمج OKRs يتجاوز مجرد الإشارة ويوفر آلية تتبع حقيقية؟ (10 ن)
- هل خطة التبني التدريجي بالأسابيع الأربعة واضحة؟ (10 ن)
**تقييم قابلية التطبيق الفوري (25 نقطة)**
- هل يمكن تبني النظام غداً دون أدوات مدفوعة؟ (15 ن)
- هل بروتوكول إدارة الانقطاعات عملي وغير مثالي؟ (10 ن)
**الحدّ الأدنى للقبول: 75/100**
**ادّعاءات تحتاج تحقّقاً:**
- توقيتات الصلاة المذكورة ومدى دقتها للمواسم المختلفة
- الأدوات الرقمية الموصى بها وتوافرها ومجانيتها للمستخدم السعودي
- مطالبات الإنتاجية الضمنية واتكائها على دليل أو تجربة حقيقية
Built-in quality guards
Every claim or number must cite a verifiable source
No fabricated numbers, names, or dates
Strict adherence to requested structure
Cover all required points without truncation
Frequently asked questions
How do I use this prompt?
Copy the main prompt and paste it into claude-haiku-4-6 or the model you use, replace what is in square brackets with your details, then run the verification prompt in a second window with the answer pasted in, and review it before relying on it.
Is this prompt free?
Yes, this prompt is on the free plan: its full text is on this page with no subscription and no card.
Which model was this prompt written for?
It was written for claude-haiku-4-6 and follows how that model works; you can run it on other models too, reviewing the result, since no single wording guarantees the best result on every model.